La voix sur protocole Internet (VoIP), ou téléphonie Internet, est devenue de plus en plus populaire auprès des entreprises de toutes tailles. Les raisons en sont très simples : les entreprises doivent trouver des moyens moins coûteux de communiquer sans compromettre l’efficacité et la productivité.
Définition de la VoIP : Une famille de technologies, de méthodologies, de protocoles de communication et de techniques de transmission pour la livraison de communications vocales et de sessions multimédias sur les réseaux de protocole Internet (IP), tels que l’Internet.
Les systèmes VoIP d’entreprise présentent de nombreux avantages pour les entreprises. L’utilisation d’Internet pour les appels vocaux est généralement plus rentable et facilite la gestion informatique du système téléphonique de l’entreprise, en plus de fournir des fonctions utiles aux utilisateurs.
Les principaux avantages de la VoIP d’entreprise comprennent :
* Réduction des coûts d’appel – 55 % des utilisateurs actuels ou potentiels de VoIP ont déclaré que le coût est la principale raison pour laquelle ils utilisaient ou envisageaient d’utiliser le service, selon un sondage réalisé en 2010 par Better Buys for Business. De nombreux plans VoIP d’affaires facturent aux entreprises un tarif fixe par téléphone et permettent des appels locaux et interurbains illimités.
* Plus grande facilité de gestion – L’installation d’un système téléphonique sur le réseau informatique de l’entreprise facilite la gestion des téléphones des utilisateurs. L’ajout ou le déplacement d’extensions nécessite une simple modification de la configuration du logiciel, plutôt qu’un recâblage complexe.
* Mobilité accrue – Grâce à la VoIP d’affaires, les employés peuvent faire et recevoir des appels sur leur ligne de travail lorsqu’ils sont à l’extérieur du bureau en utilisant un logiciel informatique qui imite leur téléphone physique. De nombreux systèmes disposent également de fonctions d’acheminement des appels qui renvoient automatiquement les appels vers les téléphones cellulaires ou les téléphones résidentiels des utilisateurs, selon l’endroit où ils se trouvent.
* Fonctions avancées – Comme ils sont basés sur des logiciels, de nombreux systèmes VoIP d’entreprise sont livrés en standard avec de puissantes fonctions d’appel qui peuvent améliorer la productivité des utilisateurs. Parmi les caractéristiques communes, mentionnons un écran d’affichage affichant un répertoire de noms, des enregistrements d’appels et d’autres informations, plusieurs dossiers pour organiser les messages vocaux et l’intégration avec les PC qui permet aux utilisateurs d’appeler un numéro directement depuis un navigateur Web ou un carnet d’adresses dans un client de messagerie.
* Intégration avec d’autres logiciels – Les systèmes VoIP d’entreprise peuvent également améliorer la productivité en intégrant d’autres applications logicielles utilisées par l’entreprise. Par exemple, les outils logiciels peuvent permettre aux entreprises de mieux suivre l’activité téléphonique afin d’accroître l’efficacité de leurs centres d’appels. se préparer à ajouter un service vocal VoIP au réseau de l’entreprise en plus de tout ce qui est déjà pris en charge peut mettre un gros fardeau sur les ressources informatiques. Ne pas évaluer les capacités actuelles du réseau et mettre à niveau en conséquence est l’une des plus grandes erreurs commises par les entreprises lors de la mise en œuvre d’un système VoIP.
Les experts recommandent aux entreprises qui envisagent d’effectuer une étude de volume d’appels VoIP avant l’installation, soit par elles-mêmes, soit avec l’aide d’un consultant externe. Cela aidera à déterminer le stress supplémentaire qui sera imposé au réseau et, le cas échéant, les améliorations à apporter.
En plus d’évaluer le matériel, il est important d’évaluer dans quelle mesure le personnel informatique actuel de votre entreprise sera capable de soutenir le système VoIP, et de quel soutien technique vous aurez besoin du fournisseur VoIP.
Choix d’un fournisseur VoIP d’affairesIl ya beaucoup de fournisseurs VoIP d’affaires là-bas avec différentes options en termes de prix, les fonctionnalités et la façon dont le service est fourni. L’une des décisions les plus importantes que les entreprises doivent prendre est de choisir entre un système hébergé par le fournisseur, un système acheté et maintenu sur place par l’entreprise ou un système géré qui appartient à l’entreprise mais qui est soutenu par le fournisseur.
Voici une ventilation de ces principaux modèles de prestation, avec les avantages et les inconvénients de chacun :
Système hébergé
Système sur site
Système géré
A qui appartient le matériel ? Au vendeur. L’entreprise loue ou achète des téléphones IP, mais tout autre équipement important appartient au fournisseur de services qui en assure l’entretien. L’entreprise est propriétaire de l’équipement, mais le fournisseur est payé pour l’installation, l’administration et l’entretien du système. coûts nécessaires En plus des frais de service téléphonique, l’entreprise paie un abonnement pour utiliser le système VoIP. les coûts initiaux pour les achats importants de matériel, plus les frais pour le service vocal.coûts initiaux du matériel, plus les frais pour la maintenance et le service vocal.avantagesDe plus, les coûts initiaux sont réduits, aucun entretien requis. Cette option est particulièrement intéressante pour les petites entreprises qui peuvent personnaliser le système pour répondre à leurs besoins. Peut coûter moins cher dans le temps qu’un système hébergé.personnalisable en toute propriété, sans augmenter la charge de travail du personnel informatique de l’entreprise.désavantagesMoins personnalisable, peut coûter plus cher dans le temps qu’un système sur site.gros investissement initial. Souvent seulement une bonne option pour les grandes entreprises.coûts initiaux et continus, et un plus grand risque de temps d’arrêt par rapport à un système hébergé.fonctionnalités VoIP de Look ForBusiness fournisseurs VoIP diffèrent également en termes de fonctionnalités et les options tarifaires qu’ils offrent. Voici une liste des options les plus courantes – les entreprises devront décider lesquelles sont importantes et réduire la liste des fournisseurs potentiels à celles qui offrent tout cela :
* Frais par siège – Il s’agit de l’option de tarification la plus courante, où l’entreprise paie des frais pour chaque utilisateur. L’alternative est le paiement à l’appel, ce qui n’a de sens que pour les entreprises ayant peu d’appels sortants mais beaucoup d’appels entrants.
* Appels sans frais standard en Amérique du Nord – Il s’agit souvent du service par défaut, mais certains fournisseurs exigent des frais supplémentaires, et quelques-uns ne l’offrent pas. Les entreprises qui ne font des appels qu’à l’intérieur d’une petite région peuvent économiser en choisissant un plan couvrant cette région géographique.
* Possibilité de migrer vos numéros de téléphone actuels – Certains fournisseurs permettront aux entreprises de conserver gratuitement les numéros de téléphone et les postes existants, mais d’autres exigent des frais.
* Assistance technique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 – Les contrats doivent préciser quand l’assistance est disponible, ainsi que les garanties de délai, avec de réelles répercussions pour le fournisseur si elles ne sont pas respectées.
* Sécurité – L’un des inconvénients de la VoIP d’entreprise est que le fait de mettre le service vocal sur le réseau informatique de l’entreprise la soumet aux mêmes menaces de sécurité que les autres ressources informatiques. Renseignez-vous sur les contrôles de sécurité mis en place par les fournisseurs pour empêcher que le système ne soit piraté.
* Disponibilité du service 911 – Parce que les numéros numériques dans un système VoIP ne sont pas liés à un seul endroit ou à un seul fil téléphonique, un logiciel amélioré est nécessaire pour couvrir ce problème. Le logiciel peut être standard, optionnel ou non disponible, selon le fournisseur.
* Solution Internet/VoIP combinée – Certaines entreprises économisent de l’argent en achetant des services Internet et VoIP d’affaires du même fournisseur. Cependant, cela augmente le risque que les deux services soient en baisse en même temps.
* Fiabilité du fournisseur – Le service téléphonique est essentiel au succès de la plupart des entreprises, alors vérifiez les références du fournisseur pour déterminer si un service VoIP d’entreprise est fiable, comment le fournisseur prévient les pannes graves et comment il réagit lorsque des incidents surviennent : Ce qu’il faut faire attention lors de l’implémentation de la VoIP. »